Ali Je Projektno Vodenje Smiselno Znotraj Podjetja?

Ali Je Projektno Vodenje Smiselno Znotraj Podjetja?

Projektno vodenje je nujno, če želimo uspešno izpeljati projekt. Pri izvedbi le tega je pomembno sodelovanje, dobro načrtovanje in kvalitetna izvedba.

Kaj Je Projekt?

Projekt je skupek aktivnosti, ki so izvedene v določenem času, z določenimi nameni in cilji.

Lahko je to tudi nova dejavnost, ki bo z ustvarjanjem novih storitev ali pa produktov prinesla višjo vrednost.

Projekt je lahko vsaka dejavnost, ki posameznika ali pa podjetje pripelje do uresničitve ciljev.

To je lahko nov dom, nova služba, tečaj, potovanje, storitev itd. Torej karkoli, kar nas bo privedlo, da dobimo, kar si želimo.

Projektov se lotimo zaradi želje po napredku, razvoju, osebne rasti itd.

Tako lahko rečemo, da je projekt vsaka aktivnost, ki vključuje več ljudi, ki bodo s svojim znanjem in aktivnostjo pomagali, da dosežemo cilj.

Načeloma je projekt prehodna aktivnost znotraj časovnih in kadrovskih okvirjev. Hkrati pa je tudi finančno omejen.

Ker pa vsak projekt, naj si zgleda še tako majhen in enostaven, ni mačji kašelj, potrebuje vodenje.

Projektno vodenje je pomembno, če želimo, da bo projekt dobro izpeljan in uspešno zaključen.

Projektno vodenje za podjetja

Zakaj Je Pomembno Projektno Vodenje?

Vodenje projektov je nujno potrebno, če želimo, da bo projekt uspešno izpeljan. Dober vodja vse skupaj lepo povezuje, vodi in nadzoruje.

Če se bomo projekta lotili sami, ne moremo pričakovati, da bodo rezultati dobri. 

Projektno vodenje je pravzaprav iskanje rešitev, kako izvesti projekt čim bolj optimalno. Torej z najmanj stroški in največjo produktivnostjo.

Velikokrat se zgodi, da projekti propadejo ali pa ne zagotovijo dosegov zastavljenih ciljev.

Največkrat je zato krivo slabo vodenje projektov. Zato je za uspešno vodenje pomembna tudi dokumentacija.

Največ pa je uspešnost odvisna od načrtovanja, preverjanja in organiziranja.

Da bo vodenje uspešno, mora potekati po določenih fazah:

  • Organiziranje – priprava aktivnosti in vseh virov (finančni, kadrovski, dokumentacija)
  • Koordiniranje – usklajevanje vseh aktivnosti
  • Kontroliranje – preverjanje, če vse poteka po planu (časovni roki, stroški, učinkovitost)
  • Vrednotenje – ocena kvalitete in končno poročilo

Projektno vodenje je zelo zahtevna naloga. Zahteva veliko odgovornost, saj vodja odgovarja direktno naročniku. 

Naročnik po navadi zahteva kvalitetne rezultate v najkrajšem času s čim manjšimi stroški.

Kakšne so naloge vodje projekta?

Kot smo že povedali, je vodja projektov zadolžen za to, da bo projekt izpeljan učinkovito.

Njegove naloge so predvsem:

  • Planiranje vmesnih ciljev
  • Opredelitev delovnih nalog
  • Planiranje kadra
  • Organizacija izvedbe projekta
  • Ocena finančnih sredstev
  • Določitev rokov
  • Planiranje porabe sredstev
  • Planiranje načina financiranja

Vodenje projektov je vse prej kot lahka naloga. Vodja mora poskrbeti, da bo projekt izpeljan v čim krajšem času, s čim manjšimi stroški.

Dober vodja mora imeti veliko znanja in izkušenj. S tem bo lahko za zgled in navdih ostalim sodelujočim.

Če bo pokazal verodostojnost, bo lahko zgradil zaupanje, ki pa mora biti obojestransko.

Projektno vodenje temelji na sodelovanju, zato je pomembno tudi, da si med seboj vsi sodelujoči zaupajo in si pomagajo.

Vsak ne more biti vodja, saj vodenje zahteva veliko požrtvovalnosti, ogromna dela, pa tudi potrpljenja.

Vodenje projekta zahteva veliko časa, potrpljenja, razumevanja, znanja in še kaj.

Kako Poteka Projektno Vodenje?

Vodenje projekta je zmes vodstvenih nalog, vodenja, organizacije, upravljanja, nadzorovanja, kritiziranja, reševanja zagat in poročanje.

Projektno vodenje poteka v več fazah, ki pa se med seboj dopolnjujejo:

  • Faza – začetek projekta 

Prvi in najpomembnejši del je postavitev temeljev. Brez tega se projekt ne more nadaljevati. 

Vključuje analizo stanja, analizo potreb in stroškov ter splošno zastavitev projekta.

Prav tako pa se v 1. fazi opredelita namen in cilj projekta. Kakšni rezultati se pričakujejo in na kakšen način se bo načrt izvedel.

V prvi fazi se tudi vzpostavi tim, razdelijo se naloge, določi, kakšno vlogo ima kdo. Začne pa se tudi vodenje projektne dokumentacije.

  • Faza – načrtovanje izvedbe projekta

Načrtujejo se vse dejavnosti, ki se bodo izvajale med projektom. Kako se bodo aktivnosti vrstile in kakšne so možnosti izvedbe.

Načrtuje se, kako bo potekal nadzor vseh dejavnosti, nadzor stroškov, predvideva pa se tudi tveganje.

V tej fazi se tudi načrtuje način komuniciranja in poročanja med projektom.

  • Faza – izvedba projekta

Realizirajo se začrtane metode, začne pa se tudi izvajanje nadzora. Če je treba, se kakšna stvar spremeni, popravi, doda ali izključi. 

Preverjajo se tudi vmesni rezultati. Analizira se porabljen čas, kvaliteta, koliko je bilo stroškov in ali je šlo vse po planu.

V fazi, ko se izvaja projektno vodenje, se testira učinkovitost, če je kakšen napredek, in kakšne so še potrebe projekta.

  1. Faza – zaključek

Ko je projekt končan, je treba oddati končno poročilo. Ta mora vsebovati celotno dokumentacijo in dokazila o opravljenih storitvah in doseženih rezultatih.

Poročilo mora zajemati vse, kar se je dogajalo med projektom, vse nepravilnosti, doseganje rezultatov itd.

Na koncu pa je treba oddati tudi finančno poročilo. Torej koliko denarja se je porabilo, na katerem področju ga je zmanjkalo in ostale stvari povezane s stroški.

Načeloma vodenje projektov poteka po teh fazah. Večkrat pa se zgodi, da pride do odstopanj od načrta.

Zato je zelo pomembna sposobnost vodje, da pravi čas predvidi ovire. S pravilnim postopanjem ter sprotnim prilagajanjem okoliščinam lahko projekt izpelje do konca.

Projektno vodenje

Projektno vodenje – kakšne projekte vodimo?

Projekti, ki potrebujejo vodenje, so zelo različni. Odvisni pa so predvsem od želja naročnika.

Lahko so to šolski projekti, zasebni projekti (nakup ali gradnja hiše, iskanje službe itd.), občinski projekti, raziskovalni projekti, projekti znotraj podjetja itd.

V podjetjih gre največkrat za interne projekte. Bodisi je to izobraževanje za zaposlene ali pa razvoj novega izdelka.

Tudi vodenje projektne dokumentacije je zelo pomembno. Le urejeni podatki lahko zagotovijo pravilno izvedbo in uspešen zaključek projekta.

Projekt je lahko tudi organizacija promocijskega dogodka in priprava aktivnosti za promocijo podjetja.

Projektno Vodenje – Kakšne So Prednosti?

Strokovnjaki, ki pomagajo pri vodenju projektov, so zelo usposobljeni in izkušeni.

Vodenje projektov ima veliko prednosti:

  • Krajši čas izvedbe projekta
  • Nižji stroški
  • Višja kakovost
  • Višja profitabilnost
  • Boljša produktivnost
  • Boljša koordinacija
  • Povečana motivacija
  • Timsko delo
  • Izboljšani odnosi

Projektno vodenje – kdo je kriv za neuspeh projekta?

Kljub temu da vodja projekta začrta natančen plan, kako naj bi potekala izvedba projekta, pa se lahko zgodi, da se pojavijo težave.

Projektno vodenje je zelo zahtevno, saj zahteva veliko odgovornosti. Hkrati pa se lahko pojavijo težave, na katere vodja ne more vplivati.

Lahko pa se zgodi, da kljub temu da je projekt natančno zastavljen, zaključek ni uspešen. Vzroki za to so zelo različni.

Eden izmed glavnih vzrokov je lahko nepopolno sodelovanje tima.

Tim mora biti vzpostavljen premišljeno, najboljše je, če ga sestavlja 4 do 6 oseb. Sodelujočih mora biti ravno prav, da se lahko normalno komunicira. 

Vsi sodelujoči morajo prispevati največ, kar lahko. Vključiti morajo vse svoje znanje in izkušnje in se maksimalno potruditi, da opravijo svoje delo kvalitetno.

Če so pričakovanja naročnika nerealna, je lahko zaključek projekta neuspešen. V tem primeru mora vodja to predvideti že na začetku in rešiti zadevo.

Enako velja tudi obratno. Realizator projekta ne sme dajati vtisa, da lahko reši kakršnokoli nalogo. Še posebej, če je to nerealno.

Velikokrat se zgodi, da se zgodi neuspeh tudi zaradi tehnologije in metod, ki niso preizkušene.

V tem primeru gre krivda izvedencu oziroma vodji projekta.

Tudi če pride do prevelikih pritiskov, ne moremo pričakovati, da bo uspeh zagotovljen. Pritiskov ne sme biti iz strani naročnika niti iz strani vodje do svojega tima.

Kot že rečeno, projektno vodenje ni lahka naloga. Od vodje zahteva veliko znanja, izkušenj in spretnosti.

Med samim projektom se lahko pojavijo težave, ki pa jih dober vodja zlahka predvidi.

Zato je pomembno, da je vse skrbno načrtovano, da so v tim vključeni dobri delavci in da se vse izvaja po planu.

Če bo projekt skrbno načrtovan in bodo vsi sodelujoči stremeli k čim bolj kvalitetni realizaciji, bo zaključek lahko uspešen.

Projektno vodenje za uspešno izpeljan projekt

Pogosta vprašanja

Kako poteka vodenje projektov?

Projektno vodenje je mešanica vodstvenih nalog, vodenja, organizacije, upravljanja, nadzorovanja, kritiziranja, reševanja zagat in poročanje. Poteka po določenih fazah. V začetni fazi se postavi temelje, torej se analizira potrebe in zmožnosti vključenih elementov. V 2. fazi se vse načrtuje. 3. faza je izvedba projekta. V zaključni fazi pa se projekt zaključi. Na koncu je treba napisati natančno poročilo.

Kakšne projekte vodimo?

Vodimo lahko različne projekte. Lahko je to zasebni projekt, kot je na primer gradnja hiše. V podjetjih pa gre največkrat za interne projekte, kot je na primer izobraževanje za zaposlene ali pa razvoj novega izdelka.

Kako nam pri vodenju lahko pomagajo strokovnjaki?

S pomočjo strokovnjakov je projekt končan v krajšem času, z nižjimi stroški in bolj kvalitetno. Projektno vodenje je zelo zahtevna naloga. Vključevati mora različne strokovnjake iz različnih področij, ki skupaj pokrivajo celotno tematiko projekta. Vsak sodelujoči s svojim znanjem in izkušnjami prispeva svoj delež, da bo projekt uspešen. 

Kakšne težave se pojavljajo pri vodenju projektov?

Vodenje projektov je zelo zahtevno in lahko se pojavijo tudi težave. Lahko se pojavijo nepričakovani stroški, zanj pa ni predvidenih finančnih sredstev. Lahko kader ne opravlja svojega dela kvalitetno, ali pa so bila že na začetku pričakovanja prevelika. Kljub temu da je vse skrbno načrtovano, analizirano, da je izbran kvaliteten tim, so lahko težave neizogibne. Največkrat je vzrok za težave nepravilna komunikacija med sodelujočimi. Lahko pa nastanejo težave tudi zaradi uporabe nepreverjenih tehnik in metod.